学友同窓会個人情報保護の取り扱い方針について

千歳リハビリテーション学院学友同窓会は、本会が所有する会員等の個人情報を保護する立場から、以下の諸点を遵守した個人情報の取り扱いを行います。

(1)個人情報の取得

当会は、入会申込書、その他の名簿等により個人情報(氏名・住所・電話番号・メールアドレス・勤務先等で当該個人を識別できるもの)を取得します。個人情報の取得にあたっては、適法かつ適正な方法により取得することはもちろん、個人情報の主体である本人に対して利用目的等を個々に通知もしくは同意をとるか、会報やホームページに必要事項を告知するなど必要な措置を講じます。

(2)個人情報利用目的

会員名簿の作成・配布及び会員管理台帳等作成
会報や勉強会案内等の郵送、その他連絡事項等の送信
勉強会等の参加者名簿
その他同窓会業務を遂行する上で必要な行為

(3)利用目的の明示

入会申込書により個人情報を取得する場合は、あらかじめ個人情報の利用目的を入会申込書(付属資料を含む)とともに明示します。

(4)個人情報の利用

個人情報の利用は、収集目的範囲内で、具体的な業務に応じ権限を与えられた者のみが、業務の遂行上必要な限りにおいて行うものとする。

(5)目的利用外、第三者提供の停止

利用目的以外の目的での個人情報の利用、本人の同意を得ないで個人情報を第三者へ提供することはありません。

(6)利用目的の変更

利用目的を変更する場合には、変更前の利用目的と関連する合理的な範囲内で変更することとし、変更した利用目的について、会報・ホームページに掲示します。

(7)個人データ取り扱いの委託

利用目的の範囲内で個人データの取り扱いを委託する場合(情報入力や郵便物の発送等)は、委託を受けたものへの必要かつ適切な監督を行います。

(8)データ内容の正確性の確保

保有する個人データは、常に正確かつ最新の内容となるように努めます。

(9)個人情報の安全管理への配慮

個人情報の取り扱いにあたっては、紛失、破壊、改ざん、漏泄等がないように保護措置を講じ、安全管理には十分配慮します。

(10)役員の教育

個人情報を取り扱う同窓会の役員に対して、個人情報保護についての教育を行い、個人情報の秘密保持、安全管理が図られるように徹底します。

(11)保有データ等の開示

本人もしくはその代理人から、個人情報の利用目的、同窓会が保有する個人データの開示を求められた時は、本人に対して郵送により速やかに開示します。

(12)保有データの訂正等

本人もしくはその代理人により、本人個人のデータの内容が事実でないという理由によって、データの訂正、追加、削除の申出があった時は、同窓会が必要な調査を行い、その結果にもとづき必要な訂正等の措置をとります。訂正等を行った時はその旨を、訂正等の措置をとらないときはその旨と理由を本人に通知します。

(13)保有データの利用停止等

本人もしくはその代理人により、利用目的による制限、適正な取得、第三者の制限に違反しているという理由によって、個人データの利用停止、消去の申出があった場合で、その求めに理由があることが判明した時は、利用停止等の措置をとります。利用停止等を行った時はその旨を、利用停止等の措置をとらないときはその旨と理由を本人に通知します。

(14)開示等の手続き

個人情報の利用目的の開示、保有する個人データの開示、個人データの訂正等、個人データの利用停止等を求める場合は、本人もしくは代理人が文書もしくは口頭で同窓会事務局に申し出る事とします。その際の手数料は無料とします。

(15)苦情への対応

同窓会の個人情報の取り扱いに対して苦情等がある場合は、同窓会事務局に申し出る事とし、苦情等の取り扱いにあたっては、適切、迅速な処理に努めます。

※付記※

1.上記方針に同意しがたい事項がある場合はお申し出下さい。

2.お申し出がないものについては、同意していただけたものとして取り扱わせていただきます。

3.これらのお申し出は後からいつでも撤回、変更等をすることが可能です。